ટૂંક નોંધ: ચકાસણી (Verification) અંગે ઓડિટરની ફરજો
૧. અર્થ અને પ્રસ્તાવના:
ચકાસણી એટલે પાકા સરવૈયામાં દર્શાવેલી મિલકતો અને દેવાં ખરેખર અસ્તિત્વ ધરાવે છે કે નહીં, તે કંપનીની માલિકીના છે કે નહીં અને તેનું મૂલ્યાંકન યોગ્ય રીતે થયું છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવી.
નોંધ: વાઉચિંગ એ વ્યવહારોની સચ્ચાઈ તપાસે છે, જ્યારે ચકાસણી એ મિલકતોની ભૌતિક અને કાનૂની સ્થિતિ તપાસે છે.
૨. ઓડિટરની મુખ્ય ફરજો:
ઓડિટરે ચકાસણી કરતી વખતે નીચે મુજબની ફરજો બજાવવાની હોય છે:
• અસ્તિત્વની ખાતરી (Existence):
ઓડિટરની પ્રથમ ફરજ એ છે કે પાકા સરવૈયાની તારીખે મિલકતો ખરેખર અસ્તિત્વમાં છે કે નહીં તેની તપાસ કરવી. દા.ત. રોકડ સિલકની રૂબરૂ ગણતરી કરવી અથવા સ્ટોકની ભૌતિક તપાસ કરવી.
ઓડિટરની પ્રથમ ફરજ એ છે કે પાકા સરવૈયાની તારીખે મિલકતો ખરેખર અસ્તિત્વમાં છે કે નહીં તેની તપાસ કરવી. દા.ત. રોકડ સિલકની રૂબરૂ ગણતરી કરવી અથવા સ્ટોકની ભૌતિક તપાસ કરવી.
• માલિકી અને હક (Ownership and Title):
માત્ર મિલકત હોવી પૂરતી નથી, તે કંપનીની માલિકીની હોવી જોઈએ. ઓડિટરે દસ્તાવેજો (Title Deeds) તપાસીને ખાતરી કરવી જોઈએ કે મિલકત કંપનીના નામે જ છે.
માત્ર મિલકત હોવી પૂરતી નથી, તે કંપનીની માલિકીની હોવી જોઈએ. ઓડિટરે દસ્તાવેજો (Title Deeds) તપાસીને ખાતરી કરવી જોઈએ કે મિલકત કંપનીના નામે જ છે.
• મૂલ્યાંકનની ચોકસાઈ (Valuation):
મિલકતોનું મૂલ્યાંકન સ્વીકૃત હિસાબી સિદ્ધાંતો મુજબ થયેલું હોવું જોઈએ. ઓડિટરે જોવું જોઈએ કે ઘસારો યોગ્ય રીતે બાદ થયો છે અને મિલકત તેની વ્યાજબી કિંમતે (Fair Value) દર્શાવવામાં આવી છે.
મિલકતોનું મૂલ્યાંકન સ્વીકૃત હિસાબી સિદ્ધાંતો મુજબ થયેલું હોવું જોઈએ. ઓડિટરે જોવું જોઈએ કે ઘસારો યોગ્ય રીતે બાદ થયો છે અને મિલકત તેની વ્યાજબી કિંમતે (Fair Value) દર્શાવવામાં આવી છે.
• બોજાની તપાસ (Charges/Encumbrances):
ઓડિટરે તપાસવું જોઈએ કે કોઈ મિલકત ગીરો (Mortgage) મૂકીને તેના પર લોન તો લેવામાં આવી નથી ને? જો મિલકત પર કોઈ બોજો હોય, તો તે પાકા સરવૈયામાં સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવવો જોઈએ.
ઓડિટરે તપાસવું જોઈએ કે કોઈ મિલકત ગીરો (Mortgage) મૂકીને તેના પર લોન તો લેવામાં આવી નથી ને? જો મિલકત પર કોઈ બોજો હોય, તો તે પાકા સરવૈયામાં સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવવો જોઈએ.
• ગાણિતિક ચોકસાઈ:
પાકા સરવૈયામાં દર્શાવેલી રકમ અને પેટા નોંધો કે ખાતાવહીની બાકીઓ વચ્ચે મેળ બેસે છે કે નહીં તેની તપાસ કરવી ઓડિટરની પાયાની ફરજ છે.
પાકા સરવૈયામાં દર્શાવેલી રકમ અને પેટા નોંધો કે ખાતાવહીની બાકીઓ વચ્ચે મેળ બેસે છે કે નહીં તેની તપાસ કરવી ઓડિટરની પાયાની ફરજ છે.
• કાયદાકીય જોગવાઈનું પાલન:
ઓડિટરે ખાતરી કરવી જોઈએ કે મિલકતો અને દેવાંનું વર્ગીકરણ કંપની ધારાની સૂચિ (Schedule) મુજબ યોગ્ય રીતે કરવામાં આવ્યું છે.
ઓડિટરે ખાતરી કરવી જોઈએ કે મિલકતો અને દેવાંનું વર્ગીકરણ કંપની ધારાની સૂચિ (Schedule) મુજબ યોગ્ય રીતે કરવામાં આવ્યું છે.
૩. તારણ:
ઓડિટર જો ચકાસણીમાં બેદરકારી દાખવે અને મિલકતો અસ્તિત્વમાં ન હોવા છતાં ‘સ્વચ્છ અહેવાલ’ આપે, તો તે ત્રાહિત પક્ષ કે શેરહોલ્ડરો પ્રત્યે દીવાની જવાબદારી (Civil Liability) માટે જવાબદાર ઠરે છે. તેથી, ઓડિટરે પૂરા સાવધ રહીને પ્રમાણપત્રો અને દસ્તાવેજોની ઝીણવટભરી તપાસ કરવી જોઈએ.